Депонированные рукописи

Каждый научный сотрудник сталкивается с проблемами депонирования работ, поскольку не всегда ясно нужно ли для этого согласие коллектива авторов, кто является правообладателем (сотрудник или организация), какие доказательства представлять в комиссию по этике и как правильно подготовить материал к публикации - в этой статье эксперты IREG собрали наиболее часто задаваемые вопросы научного сообщества, которое пользуется IREG для того, чтобы получить доказательства авторства депонированных научных работ, в том числе для международных публикаций.

Не любую научную работу можно публиковать. В частности, если исследование содержит элементы патентной формулы, то публиковать его нельзя, потому что это будет считаться раскрытием патента и может повлечь за собой отказ в его выдаче.
При депонировании такого не происходит, потому что депонирование научных работ — не то же, что их публикация. Публикация — это размещение материала в открытом доступе, где любое лицо может ознакомиться с ним. Выступление на заседании ученого совета или обсуждение в закрытой группе не будет считаться публикацией, потому что круг людей ограничен, но публикация в журнале или на сайте становится доступной неопределенному кругу лиц, даже если доступ к ресурсу требует регистрации.

В отличие от публикации, депонирование — это процедура оформления доказательств того, что депонированные рукописи были подготовлены в определенное время, в определенной форме и определенным авторским коллективом, без публикации сведений. Это означает, что депонирование отлично подходит для научных работ потому что позволяет оформить права и отчитаться по выполнению учебно-методического плана без раскрытия сведений, которые в будущем могут составить патентную формулу.

Научную работу может защитить любой из авторов именно потому, что депонирование не то же, что публикация. Поэтому любой из авторов может выступать в интересах авторского коллектива. Для депонирования работ авторского коллектива не требуется согласия всех авторов, как допустим для публикации в научных журналах. Достаточно указать имена всех авторов и правильно определить правообладателя.

IREG является единственным сервисом, в котором можно поменять данные об авторах и правообладателях депонированных научных работ без повторного депонирования, потому что сервис отражает изменения в карточке произведения. Это означает, что если вы внесли сведения по ошибке, поменялась фамилия или возникла необходимость ввести в творческий коллектив еще одного автора — можно перейти в режим редактирования и добавить или изменить данные об авторе.

В отличие от рукописи, учебное пособие может входить в учебный план, нагрузку, эффективный план или служебное задание, это означает, что авторами будет творческий коллектив, а правообладателем — научная организация. Именно по этой причине авторский коллектив не может принять самостоятельного решения об издании учебного руководства, особенно если оно выпускается под грифом университета или научной организации, а также если оно использует их товарный знак. Такие действия будут являться нарушением исключительного права организации во всех случаях, кроме прямого разрешения организации своим авторам на использование логотипа и товарного знака.

Процесс внесения редакционных правок текст может существенно поменяться, но если не осуществить депонирование до редактуры, можно потерять научную статью, потому что журналы-хищники не дремлют. Многие авторы сталкиваются с тем, что им отказывают в публикации, потому что их работа была использована другим авторским коллективом. Чтобы избежать долгих разборов ситуации в комиссии по этике лучше иметь доказательства авторства перед публикацией, а для этого следует осуществлять депонирование статей до их передачи на редактуру.

Существует мнение, что депонирование бумажного экземпляра лучше депонирования научной работы в электронном виде, потому что бумажный экземпляр хранится непосредственно у автора и в случае, если электронная система даст сбой, у автора всегда окажется экземпляр, подтверждающий его права.
Это не лишено смысла, однако риск потерять бумажный экземпляр у автора, который готовит 5 работ в год намного выше, чем у системы, если еще учесть, что на основании бумажного экземпляра невозможно установить дату создания произведения уже через год после того, как он был распечатан и подписан.
Поэтому есть основания полагать, что выбирая между датой, записанной на экземпляре и свидетельством, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью с указанием времени по доверенному серверу эталонного времени, суд примет сторону электронного.

Основным требованием к формату является то, что он должен давать возможность ознакомиться с материалом без скачивания специального программного обеспечения. Обычно это текстовый формат word или формат pdf. Возможность ознакомиться с защищенным файлом важна для тех случаев, когда запись о депонировании используется как доказательство, допустим для суда или автороведческой экспертизы, то есть тех случаев, когда возникает потребность сличить файлы и понять что было депонировано, использование специального формата затрудняет эту работу.

Доступный IREG функционал позволяет поделиться ссылкой на депонированные научные работы из личного кабинета, при этом доступ к произведению будет только у того, у кого есть ссылка. Ссылку можно отменить, после того, как необходимость доступа пропала. Однако для целей предоставления сведений в редакцию, научного отчета и отчета о выполнении учебного плана подойдет свидетельство о депонировании научных работ в электронном виде формата pdf, которое можно скачать из личного кабинета в любое время. Свидетельство скачивается в готовом для использования виде и не требует ввода специальных ключей или сканирования QR кода.